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Programme für Zahnarztpraxen

25 einzelne Programme in sieben Bereichen. Jede Praxis bekommt genau die Programme, die zu ihrer Situation passen, ohne ein starres Komplettpaket kaufen zu müssen.

"Wir haben uns die elf Bereiche angeschaut, in denen aktuell der größte Aufwand in Ihren Praxen entsteht. Und ehrlich geprüft: Wo können wir wirklich liefern, und wo sollten wir besser nicht versprechen?"

Daraus sind 25 Programme entstanden. Jedes Programm löst genau ein klar abgegrenztes Thema. Pro Praxis empfehlen wir zwei bis fünf Programme als Einstieg, mit einem Ausbau-Pfad über 12 bis 18 Monate. Wir automatisieren Abläufe, übernehmen aber nie fachliche Verantwortung, die zur Praxis selbst gehört.

Bereich 1

Praxis-Alltag

Das Team entlasten, damit Zeit für das Wesentliche bleibt: die Patienten.
01

Kommunikations- und Aufgaben-Assistenz

  • Eingehende E-Mails, Formular-Nachrichten und Telefonnotizen werden automatisch zusammengefasst und dem richtigen Patienten zugeordnet
  • Die wichtigsten Punkte landen direkt als Aufgabe in Ihrer Praxisverwaltungssoftware
  • Standardantworten werden vorgeschlagen, Ihr Team bestätigt mit einem Klick
  • Spart Stunden am Empfang und macht den Mail-Berg am Feierabend überflüssig
02

Telefon-Assistenz außerhalb der Sprechzeiten

  • Anrufe außerhalb der Sprechzeiten werden von einem digitalen Telefon-Assistenten freundlich entgegengenommen
  • Anliegen und Dringlichkeit werden für jeden Anruf erfasst
  • Eine geordnete Rückruf-Liste liegt am Morgen für Ihr Team bereit
  • Der Patient erhält automatisch eine Bestätigung mit Rückruf-Zeitfenster
03

Nachfassen offener Heil- und Kostenpläne

  • Offene Heil- und Kostenpläne werden über 21 Tage in drei Schritten freundlich erinnert
  • Erinnerungen gehen per E-Mail, WhatsApp und SMS
  • Der Patient kann mit einem Klick zustimmen oder einen Rückruf wünschen
  • Eine einfache Übersicht zeigt, welcher HKP offen ist, welcher angenommen oder abgelehnt wurde
Bereich 2

Verwaltung und Abläufe

Backoffice-Aufgaben automatisieren, ohne fachliche Verantwortung der Praxis zu übernehmen.
04

Rechnungs- und Mahnwesen

  • Offene Patientenrechnungen werden automatisiert in drei Stufen erinnert
  • Klare Eskalations-Stufen, höflicher Ton, jederzeit anpassbar
  • Status-Übersicht zeigt: was läuft, was ist gezahlt, was ist überfällig
  • Reduziert Außenstände und entlastet Empfang und Buchhaltung

Die fachliche Abrechnung (GOZ, BEMA, Plausibilität) bleibt bei Ihrer Abrechnungsstelle oder Ihrer Spezial-Software.

05

Diktat-zu-Dokumentation

  • Behandler diktiert kurz nach der Behandlung über Mikrofon oder Smartphone
  • Der Text wird strukturiert und in die richtigen Felder Ihrer Praxisverwaltungssoftware übernommen
  • Vorlagen für Standard-Behandlungen sparen zusätzlich Zeit
  • Spart pro Patient 2 bis 4 Minuten Dokumentationszeit

Die medizinische Verantwortung für die Doku-Inhalte bleibt zu 100 Prozent beim Behandler. Wir liefern nur die Schreibhilfe.

06

Stammdaten-Aktualität

  • Patient wird automatisch alle zwei Jahre gefragt, ob Adresse, Telefon und Versicherung noch stimmen
  • Aktualisierung erfolgt selbständig per Link, ohne Empfangs-Aufwand
  • Änderungen landen als Update-Auftrag in Ihrer Praxisverwaltungssoftware
  • Dubletten-Erkennung warnt vor doppelten Patientenakten

Das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte bleibt am Empfang (gesetzliche Pflicht).

07

Labor-Status und Patienten-Information

  • Übersicht aller offenen Labor-Aufträge auf einen Blick
  • Automatische Erinnerung an das Labor bei überschrittener Lieferzeit
  • Patient wird automatisch informiert, wenn der Zahnersatz im Labor angekommen ist und wenn er fertig zur Anprobe ist
  • Kein Hinterherhängen mehr bei Lieferterminen

Die fachliche Auftragsabwicklung mit dem Labor bleibt beim Behandler. Wir übernehmen nur Status und Patient-Information.

Bereich 3

Patientenbindung

Patienten halten, zurückgewinnen, langfristig binden.
08

Patienten-Reaktivierung

  • Patienten, die länger nicht da waren, werden persönlich angesprochen und zurückgewonnen
  • Jede Nachricht enthält einen direkten Link zur Terminbuchung
  • Termin-Lücken werden mit Patienten aus Ihrem Bestand gefüllt
  • Der Ton bleibt höflich und passt zu Ihrer Praxis, nie aufdringlich
09

Termin-Erinnerungen und weniger Ausfälle

  • Automatische Erinnerungen 48 Stunden und 2 Stunden vor Termin per WhatsApp und SMS
  • Der Patient bestätigt oder verschiebt mit einem Klick
  • Wenn jemand absagt, wird der Termin automatisch einem Patienten aus der Warteliste angeboten
  • Termin-Ausfälle gehen messbar zurück
10

Digitaler Empfangsassistent rund um die Uhr

  • Ein digitaler Assistent auf Ihrer Website und in WhatsApp beantwortet die häufigsten Patientenfragen
  • Themen: Sprechzeiten, Notdienst, Vorbereitung auf Behandlungen, Anfahrt und Parken
  • Anspruchsvolle Anfragen werden an Ihr Team weitergeleitet
  • Der Empfang wird von Routine-Fragen spürbar entlastet
11

Empfehlungs-Programm für Bestandspatienten

  • Bestandspatienten erhalten Empfehlungskarten mit einem persönlichen Code
  • Der empfehlende Patient bekommt eine kleine Anerkennung, der neue Patient eine Begrüßungs-Aufmerksamkeit
  • Sie sehen auf einen Blick, wer wie viele neue Patienten empfohlen hat
  • Mund-zu-Mund-Empfehlungen werden gezielt genutzt, statt zufällig zu passieren
12

Nachsorge und Zufriedenheits-Abfrage

  • 48 Stunden nach einer aufwändigen Behandlung erhält der Patient eine automatische Nachfrage zur Heilung
  • Nach 7 Tagen folgt eine kurze Zufriedenheits-Abfrage
  • Bei unzufriedener Rückmeldung wird Ihr Team direkt informiert, bevor etwas öffentlich wird
  • Bei zufriedener Rückmeldung wird der Patient höflich um eine Google-Bewertung gebeten
13

Patienten-Newsletter

  • Ein monatlicher Newsletter mit drei bis fünf Themen aus Ihrer Praxis
  • Sachlicher, hochwertiger Ton, ohne reißerische Werbung
  • Vier Mal im Jahr eine besondere Aktion (zum Beispiel professionelle Zahnreinigung mit Frühbucher-Vorteil)
  • Sie sehen, wie viele Patienten den Newsletter öffnen und daraus einen Termin buchen
Bereich 4

Sichtbarkeit

Online gefunden werden, auch gegen MVZ-Filialen in der Nähe.
14

Praxis-Website auf neuen Stand

  • Eine komplett überarbeitete Praxis-Website, die auf dem Handy genauso gut funktioniert wie am Bildschirm
  • Datenschutzkonform und auf aktuellem Stand
  • Hochwertiger Stil, der zu Ihrer Praxis passt, keine austauschbaren Werbe-Fotos
  • Klare Bereiche für Ihre fachlichen Schwerpunkte, auf Wunsch auch zweisprachig
15

Sichtbarkeit in der lokalen Google-Suche

  • Ihr Google-Eintrag wird gepflegt (Fotos, Behandlungsbereiche, Öffnungszeiten)
  • Wir sorgen dafür, dass Sie für die Suchbegriffe gefunden werden, die Patienten in Ihrer Region eingeben
  • Ziel: Top-3-Platzierung in der Google-Karten-Anzeige
  • Sie erhalten monatlich einen verständlichen Bericht über Ihre Sichtbarkeit
16

Bewertungs-Aufbau

  • Zufriedene Patienten werden nach der Behandlung höflich um eine Google-Bewertung gebeten
  • Unzufriedene Rückmeldungen kommen zuerst zu Ihnen, bevor sie öffentlich erscheinen
  • Wir liefern fertige Antwort-Vorlagen für jede Art von Bewertung
  • Sie sehen monatlich, wie sich Anzahl, Durchschnitt und Entwicklung Ihrer Bewertungen darstellen
17

Praxis-Beiträge auf Instagram

  • Vier individuell für Ihre Praxis erstellte Beiträge pro Monat auf Instagram
  • Echte Eindrücke aus Ihrer Praxis, keine austauschbaren Werbefotos
  • Themen: Ihr Team, Ihre Räume, Aufklärung zu Behandlungen, immer mit Schutz der Patientendaten
  • Auf Wunsch werden die gleichen Inhalte auch auf LinkedIn veröffentlicht
Bereich 5

Privatleistungen

Aligner, Implantate, Veneers, Bleaching. Privatleistungen gezielt ausbauen.
18

Werbung für Privatleistungen

  • Eigene Werbe-Kampagnen für zwei bis drei Ihrer Schwerpunkt-Leistungen
  • Eine eigene Erklärseite zu jeder Behandlung
  • Wir betreuen die Anzeigen auf Instagram, Facebook und Google für Sie
  • Auswertung pro Behandlungsbereich: was kostet eine Anfrage, wie viele werden zu Patienten, was kommt an Umsatz zurück
19

Erklärvideos zu Behandlungen

  • Kurze Erklärvideos zu den zehn häufigsten Behandlungen Ihrer Praxis
  • Jeweils zwei bis drei Minuten: Ablauf, Dauer, Kosten-Bereich
  • Verlinkbar per WhatsApp oder eingebettet auf Ihrer Website
  • Der Patient kommt vorbereitet ins Erstgespräch und stellt weniger Standardfragen
20

Online-Terminbuchung mit Anbindung an Ihre Software

  • Patienten buchen rund um die Uhr selbst, mit aktuell freien Terminen
  • Direkte Verbindung zu Ihrer Praxisverwaltungssoftware (Dampsoft, CGM, evident, Charly, je nach Schnittstelle)
  • Klare Auswahl: Erstbesuch, Kontrolle, Schmerz, Beratung für Privatleistungen
  • Der Empfang wird von alltäglichen Terminanfragen spürbar entlastet
21

Vorab-Erfassung für Privatleistungs-Anfragen

  • Vor dem Erstgespräch füllt der Patient ein kurzes Formular aus (Behandlungs-Wunsch, Vorstellung zum Budget)
  • Die Antworten landen in Ihrer Praxisverwaltungssoftware, bevor das Gespräch beginnt
  • Auf Wunsch beantwortet der Patient vorab Fragen, ob die gewünschte Behandlung für ihn geeignet ist (zum Beispiel Aligner)
  • Die Beratung wird gezielter, kürzer und hochwertiger
Bereich 6

Personal

Neue Mitarbeitende finden, Ihre Praxis als guten Arbeitgeber sichtbar machen.
22

Stellenanzeigen für ZFAs

  • Stellenanzeigen für ZFAs auf Instagram und Facebook (Umkreis 25 Kilometer)
  • Drei kurze Video-Anzeigen pro Quartal, individuell für Ihre Praxis
  • Eine eigene Bewerber-Seite, auf der sich Interessenten vorqualifizieren
  • Monatlicher Bericht in klarer Sprache, ohne Marketing-Floskeln
23

Stellenanzeigen für angestellte Zahnärztinnen und Zahnärzte

  • Zielgruppe: Assistenz- und Fachzahnärzte
  • Schwerpunkt auf LinkedIn, ergänzend Instagram
  • Der Ton der Anzeigen passt zu einer Premium-Praxis
  • Höheres Werbe-Budget nötig, weil der Markt enger ist als bei ZFAs
24

Praxis als Arbeitgeber sichtbar machen

  • Beiträge zu Praxis-Kultur, Fortbildung und Team-Veranstaltungen
  • Sie oder Ihre Inhaberin sind das Gesicht der Praxis, auf Wunsch über einen digitalen Stellvertreter
  • Beiträge erscheinen parallel auf Instagram, Facebook, optional auch LinkedIn
  • Aufbau über sechs bis zwölf Monate vor der nächsten Stellenausschreibung, damit Bewerber Sie schon kennen
Bereich 7

Überblick

Alle wichtigen Zahlen Ihrer Praxis auf einen Blick, statt aus drei Systemen zusammensuchen.
25

Praxis-Übersicht in Echtzeit

  • Eine zentrale Übersicht über alle wichtigen Zahlen Ihrer Praxis: Auslastung, HKP-Annahme, Selbstzahler-Anteil, neue Patienten, Bewertungen, Google-Sichtbarkeit
  • Direkte Anbindung an Ihre Praxisverwaltungssoftware, Ihren Google-Eintrag und Ihre Werbe-Konten
  • Monatlicher Bericht in klarer Sprache, der die Entwicklung zeigt
  • Automatische Hinweise, wenn eine Kennzahl auffällig wird

Zuordnung zu Ihren 11 Aufwand-Bereichen

Was wir anpacken, was wir teilweise abdecken und was wir bewusst auslassen.

Aufwand-Bereich Unser Angebot
Telefon, Terminvereinbarung, Rückrufe02 + 09 + 20
Empfang, Check-in, Versichertenkarten, Stammdaten06 (Stammdaten-Aktualität). eGK-Einlesen bleibt am Empfang.
Dokumentation nach Behandlung05 (Diktat-zu-Dokumentation). Inhalts-Verantwortung beim Behandler.
Abrechnung, GOZ, BEMA, Plausibilität von HKPs03 (HKP-Nachfass) + 04 (Mahnwesen). Fachliche Abrechnung bei Ihrer Abrechnungsstelle.
Recall und Patienten-Reaktivierung08
Nachfassen offener Heil- und Kostenpläne03
E-Mail, Kontaktformulare, Patienten-Kommunikation01 + 10 + 13
Laboraufträge und Kommunikation mit dem Labor07 (Status und Patient-Info). Fachliche Kommunikation beim Behandler.
Überweiser-KommunikationNicht abgedeckt (Spezial-Software)
Personalplanung, interne OrganisationNicht abgedeckt (Aufgabe Ihrer Praxisverwaltungssoftware)
Material und BestellungenNicht abgedeckt (spezialisierte Anbieter)

8 von 11 abgedeckt

Davon 4 vollständig und 4 eingeschränkt, wo die fachliche Hoheit bei Praxis oder Abrechnungsstelle bleibt. Plus weitere Programme aus Sichtbarkeit, Privatleistungen und Personal.

3 von 11 bewusst ausgelassen

Überweiser-Kommunikation, Personalplanung und Material gehören in spezialisierte Software, die das besser kann.

Ehrliche Bewertung pro Bereich

Warum wir bei jedem Bereich genau hinschauen, was wir leisten können und was nicht. Wir automatisieren Abläufe, übernehmen aber nie fachliche Verantwortung, die zur Praxis gehört.

Bereich Was bei Ihnen bleibt Was wir übernehmen
Abrechnung (GOZ, BEMA, Plausibilität) Fachliche Prüfung der Abrechnung, Sache Ihrer Abrechnungsstelle oder Spezial-Software Rechnungs- und Mahnwesen, Status-Übersicht → Programm 04
Dokumentation nach Behandlung Medizinische Inhalts-Verantwortung beim Behandler Diktat-zu-Text mit direkter Übernahme in Ihre Praxisverwaltungssoftware → Programm 05
Versichertenkarten und Stammdaten Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte am Empfang (gesetzliche Pflicht) Selbst-Aktualisierung von Adresse, Telefon, Versicherung durch den Patienten → Programm 06
Laboraufträge und Labor-Kommunikation Fachliche Auftragsabwicklung, Befund-Kommunikation mit dem Labor Status-Tracking, Patient-Information, Erinnerung bei überschrittener Lieferzeit → Programm 07
Überweiser-Kommunikation Medizinische Kommunikation zwischen Praxen (KIM-Dienst gesetzlich vorgeschrieben) Nichts. Bleibt bei Ihrer KIM-Software vom PVS-Anbieter.
Personalplanung und Dienstpläne Schichtplanung, Urlaubs- und Krankheitsmanagement Nichts. Spezial-Anbieter wie Papershift oder Shyftplan machen das tiefer.
Material und Bestellungen Verbrauchsmaterial-Auswahl, Anbieter-Vergleich, Lager-Management Nichts. Spezial-Anbieter wie Wawibox oder dental-bauer machen das tiefer.

4 Bereiche eingeschränkt abgedeckt

Bei Abrechnung, Doku, Stammdaten und Labor übernehmen wir die Abläufe drumherum. Die fachliche Hoheit bleibt klar bei Ihnen.

3 Bereiche bewusst ausgelassen

Bei Überweiser-Kommunikation, Personalplanung und Material gibt es spezialisierte Anbieter, die das besser können. Wir treten nicht in deren Markt.

Was wir bewusst nicht anbieten

Wir automatisieren Abläufe. Wir übernehmen nie fachliche Verantwortung, die zur Praxis gehört.

Was wir nicht übernehmen

  • Behandlungs-Beratung und medizinische Doku-Inhalte
  • Fachliche Abrechnung (GOZ, BEMA, Plausibilität)
  • Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte
  • Fachliche Auftragsabwicklung mit dem Labor
  • Überweiser-Kommunikation
  • Material und Bestellungen
  • Personalplanung und Dienstpläne

Versprechen, die wir nicht geben

  • Keine Behandlungs-Beratung. Wir sind keine Zahnärzte.
  • Keine Garantie auf neue Patienten. Der Markt schwankt je nach Region.
  • Keine Garantie auf Platz 1 bei Google. Das verspricht niemand seriös.
  • Keine langen Bindungen. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit ist jedes Programm monatlich kündbar.